Operación logística: qué es, etapas y cómo organizarla en tu empresa

Cuando una empresa empieza a vender más, lo primero que se resiente no suele ser el producto ni el precio: es la operación logística. Pedidos que se preparan tarde, entregas que no llegan en el plazo prometido, clientes que llaman para saber dónde está su compra. Detrás de cada uno de esos problemas hay una operación que creció sin un orden claro.
En esta nota te contamos qué es una operación logística, cuáles son sus etapas, quiénes intervienen y cómo decidir qué partes manejar con tu equipo y cuáles conviene tercerizar.

Qué es una operación logística y qué abarca

Una operación logística es el conjunto de actividades que hacen posible que un producto llegue desde el lugar donde está disponible hasta las manos del cliente, en el momento y en las condiciones acordadas. Incluye decisiones, procesos, personas, vehículos y sistemas.
Es importante no confundirla con la cadena de suministro, que es más amplia: abarca desde los proveedores de materias primas hasta el consumidor final. La operación logística es la parte de esa cadena que tu empresa gestiona en el día a día para mover y entregar lo que vende.

Dicho de forma simple: si la cadena de suministro es el mapa completo, la operación logística es el recorrido que tu empresa hace todos los días sobre ese mapa.

Las etapas de una operación logística

Cada empresa la organiza a su manera, pero casi todas las operaciones logísticas pasan por cinco etapas:

• Abastecimiento: es la entrada de mercadería: compras a proveedores, recepción y control de lo que llega. Un error aquí, como un pedido incompleto o una mercadería dañada, se arrastra a todas las etapas siguientes.
• Almacenamiento: es dónde y cómo se guarda el stock. Incluye la organización del almacén, el control de inventario y la ubicación de cada producto para encontrarlo rápido.
• Preparación de pedidos: es el momento en que una venta se convierte en un paquete: se buscan los productos (picking), se embalan y se etiquetan (packing). Si quieres profundizar, en nuestro artículo sobre picking y packing te explicamos cómo optimizar esta etapa.
• Distribución: es el traslado de la mercadería hacia los puntos desde donde se va a entregar: un centro de distribución, una tienda o directamente la calle.
• Última milla: es el tramo final, desde el último punto de la operación hasta el domicilio del cliente. Es la etapa que el cliente ve y la que más influye en su experiencia de compra.

No todas las empresas tienen todas las etapas con el mismo peso. Una tienda online con poco stock puede tener un almacenamiento muy simple y una última milla muy exigente. Una distribuidora que abastece bodegas y comercios, al revés. Lo importante es conocer cuál de las etapas sostiene tu negocio.

Conoce nuestros servicios

Qué áreas y roles intervienen

Una operación logística no es responsabilidad de una sola persona. En la mayoría de las empresas intervienen, al menos, estas áreas:

• Compras: decide qué, cuánto y cuándo se repone.
• Almacén: recibe, guarda y prepara los pedidos.
• Operaciones o logística: coordina los envíos, elige proveedores y controla los plazos.
• Atención al cliente: responde consultas sobre el estado de los pedidos y recibe los reclamos.
• Comercial o ecommerce: define la promesa de entrega que se le comunica al cliente.

Uno de los errores más comunes es que el área comercial prometa un plazo de entrega que la operación no puede cumplir. Por eso, la promesa de entrega tiene que definirse en conjunto.

Cómo medir si tu operación logística funciona

No hace falta un tablero complejo para saber si tu operación está sana. Con tres o cuatro indicadores bien elegidos ya puedes detectar dónde están los problemas:

• Entregas a la primera: qué porcentaje de pedidos se entrega en el primer intento. Cada visita fallida suma costo y deja a un cliente esperando.
• Cumplimiento de plazos: cuántos pedidos llegan dentro del tiempo prometido.
• Tiempo de preparación: cuánto pasa entre que entra una venta y el pedido queda listo para salir.
• Costo por envío: cuánto te cuesta, en promedio, cada entrega.

Si quieres ir más allá, en nuestro artículo sobre indicadores logísticos repasamos los que mejor miden la calidad de tus entregas.

Qué hacer en casa y qué tercerizar

Ninguna empresa está obligada a resolver todas las etapas por su cuenta. De hecho, muchas crecen más rápido cuando deciden con claridad qué mantener dentro y qué delegar. Algunas preguntas que ayudan a decidir:

• ¿Esta etapa es parte de lo que hace diferente a mi negocio? Si la respuesta es sí, conviene controlarla de cerca.
• ¿Tengo el volumen para que sea rentable hacerlo con recursos propios? Mantener vehículos, conductores y estructura para un volumen que varía mucho suele ser caro.
• ¿Mi demanda tiene picos? Si en ciertas fechas, como Cyber Wow o fin de año, el volumen se multiplica, un proveedor puede absorber esa variación sin que tengas que dimensionar tu operación para el peor día del año.

La última milla es una de las etapas que más se terceriza, justamente porque combina alta complejidad, mucha variación de volumen y un impacto directo en la experiencia del cliente. En una ciudad como Lima, con distancias largas entre distritos, contar con un especialista marca la diferencia. Conocer los tipos de logística que existen te va a ayudar a ver cómo se complementan las etapas que manejas con las que dejas en manos de un especialista.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre operación logística y operador logístico?

La operación logística es el conjunto de actividades que mueve tus productos. El operador logístico es la empresa externa a la que puedes encargarle una o varias de esas actividades.

¿Una pyme necesita una operación logística formal?

Sí, aunque sea simple. Tener claro quién hace cada etapa y medir dos o tres indicadores alcanza para evitar la mayoría de los problemas cuando las ventas crecen.

¿Qué etapa suele generar más costos?

Depende del negocio, pero en empresas que venden a consumidores finales la última milla suele concentrar buena parte del costo, sobre todo cuando hay entregas fallidas.

Conclusión: ordenar la operación antes de crecer

Una operación logística ordenada no es un lujo de las grandes empresas: es lo que permite crecer sin que cada nuevo pedido se convierta en un problema. Conocer tus etapas, saber quién es responsable de cada una, medir lo básico y decidir con criterio qué tercerizar te deja en mejores condiciones para vender más sin perder el control de la entrega.

Para una mirada más amplia sobre los conceptos de logística y supply chain, el Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) publica un glosario de referencia con las definiciones del sector. Y si tu operación necesita vehículos y conductores exclusivos para la última milla, conoce Flota Dedicada y habla con nuestro equipo.

Contáctanos